Intrapreneurschap: innovatie begint bij vertrouwen in je werknemers

Haar opvallende bril verraadt een kunstzinnig kantje aan Els, maar deze CEO - of Innovation Process Manager zoals ze zichzelf noemt - doorbreekt alle barrières met haar présence en down to earth mentaliteit. Zij komt niet toe in een bedrijf met een bus vol consultants die een presentatie geven van 100 slides, hun pitch presenteren op het innovatiecongres van het bedrijf en dan een artistiek vormgegeven boek achterlaten dat, net zoals de innovatie, nooit verder komt dan de boekenkast in het kantoor van de CEO.

“Ik leg een bedrijf niks op. Ik begeleid het innovatieproces binnen een bedrijf. Bak jij er niks van, jammer, maar dan is dat jouw verantwoordelijkheid. Ik heb je de tools aangereikt, het proces gepresenteerd, tips gegeven en af en toe een duwtje in de rug gegeven. Het resultaat hangt af van de persoon die ermee aan de slag gaat.”

Precies dat gegeven wil Els meegeven als het gaat over innovatie: je weet niet wat het resultaat zal zijn. Kan je daar als CEO niet mee om, dan ben je misschien nog niet toe aan vernieuwing. Want innovatie is een proces, is durven risico’s te nemen. “We spreken hier uiteraard wel over berekende risico’s. Met THINK with people hebben we de afgelopen jaren met meer dan 5000 innovatieve Vlaamse ondernemers gepraat. We weten ondertussen waar de valkuilen zitten. Zo zijn we erachter gekomen dat er in elk innovatieproces drie sleutelmomenten zijn waarop het sowieso fout loopt. Daarom plannen we proactief in de hele flow drie momenten in waarbij we onze klanten helpen om over die valkuil en naar het volgende niveau te geraken.”

Haar opvallende bril verraadt een kunstzinnig kantje aan Els, maar deze CEO - of Innovation Process Manager zoals ze zichzelf noemt - doorbreekt alle barrières met haar présence en down to earth mentaliteit. Zij komt niet toe in een bedrijf met een bus vol consultants die een presentatie geven van 100 slides, hun pitch presenteren op het innovatiecongres van het bedrijf en dan een artistiek vormgegeven boek achterlaten dat, net zoals de innovatie, nooit verder komt dan de boekenkast in het kantoor van de CEO.

“Ik leg een bedrijf niks op. Ik begeleid het innovatieproces binnen een bedrijf. Bak jij er niks van, jammer, maar dan is dat jouw verantwoordelijkheid. Ik heb je de tools aangereikt, het proces gepresenteerd, tips gegeven en af en toe een duwtje in de rug gegeven. Het resultaat hangt af van de persoon die ermee aan de slag gaat.”

Precies dat gegeven wil Els meegeven als het gaat over innovatie: je weet niet wat het resultaat zal zijn. Kan je daar als CEO niet mee om, dan ben je misschien nog niet toe aan vernieuwing. Want innovatie is een proces, is durven risico’s te nemen. “We spreken hier uiteraard wel over berekende risico’s. Met THINK with people hebben we de afgelopen jaren met meer dan 5000 innovatieve Vlaamse ondernemers gepraat. We weten ondertussen waar de valkuilen zitten. Zo zijn we erachter gekomen dat er in elk innovatieproces drie sleutelmomenten zijn waarop het sowieso fout loopt. Daarom plannen we proactief in de hele flow drie momenten in waarbij we onze klanten helpen om over die valkuil en naar het volgende niveau te geraken.”

Als je kijkt naar een ontwerper, of hij nu stoelen ontwerpt of apps, ligt heel vaak het accent op de ontwikkeling, het product, de vorm en de materialen. Dit ontwerp ontstaat vanuit een passie en gedrevenheid van de ontwerper, die op het einde zelf lyrisch is over het resultaat en dan verbaasd is wanneer het idee flopt omdat er niemand zit te wachten op ‘nog een stoel’ of ‘alweer een app’. THINK with people wil die passie van de creatieve ontwerper combineren met het economische inzicht van een ondernemer. Want daarin ligt het goud, volgens Els. “Er gaat zoveel tijd, energie en geld verloren in iets dat uiteindelijk niet naar de markt gaat. Als je nu van bij het begin van het traject die markt, de klant en de business laten meedenken, dan zou er veel meer potentieel goed benut worden. Het economische gegeven wordt in de creatieve design context veelal met een scheef oog bekeken, terwijl het wel de feiten zijn waar je niet aan ontsnapt.”

De missie van THINK with people is duidelijk: zaakvoerders, CEO’s, teamleads helpen om ROI te krijgen van de inspanningen die ze leveren door met innovatie aan de slag te gaan.

THINK with people verlegt grenzen door bedrijven stap voor stap te begeleiden in effectieve innovatieprocessen die getrokken worden door hun eigen werknemers. Het resultaat? De “triple win”, zoals Els het noemt: het team wordt sterker, de onderneming is klaar voor de toekomst en er worden resultaten behaald.

Toch merkt Els dat er nog heel wat weerstand en onwetendheid heerst als het op innovatie en intrapreneurschap aankomt. “Veel CEO’s hebben te weinig vertrouwen in hun werknemers en weten wel genoeg andere zaken om hun tijd en geld aan te besteden. De werknemer durft op zijn beurt zijn innovatief concept niet bekend te maken uit schrik om afgekeurd te worden. Terwijl je als bedrijfsleider zoveel te winnen hebt door creatief ondernemend talent binnen je bedrijf te ondersteunen en stimuleren.”

Maar dan moet je het natuurlijk op de goede manier doen. “Er is niets erger dan iemand een heel jaar op een project te laten werken om dan uiteindelijk een prototype te krijgen dat ergens in het magazijn belandt en waar niets mee gedaan wordt” aldus De Deken. “Enerzijds is er frustratie aan de kant van de CEO die een van zijn goede krachten op dat project gezet heeft. De tijd en resources die naar dat project gegaan zijn, hadden beter besteed kunnen worden. Anderzijds is er ook frustratie aan de kant van de werknemer die het prototype ontwikkeld heeft. Zijn kindje wordt in de kast gezet. Dan zie je vaak dat die creatieve geesten in een soort existentiële crisis terechtkomen. Heeft die het wel goed gedaan? Moet die niet veranderen van job? Het is jammer dat je dit creatief ondernemerschap dan verliest omdat je hen tijdens het proces niet meenam in de economische realiteit van het bedrijf.”

Om dergelijke situaties te voorkomen, heeft THINK with people een flow en toolkit uitgewerkt op basis van Design Thinking.

Toch merkt Els dat er nog heel wat weerstand en onwetendheid heerst als het op innovatie en intrapreneurschap aankomt. “Veel CEO’s hebben te weinig vertrouwen in hun werknemers en weten wel genoeg andere zaken om hun tijd en geld aan te besteden. De werknemer durft op zijn beurt zijn innovatief concept niet bekend te maken uit schrik om afgekeurd te worden. Terwijl je als bedrijfsleider zoveel te winnen hebt door creatief ondernemend talent binnen je bedrijf te ondersteunen en stimuleren.”

Maar dan moet je het natuurlijk op de goede manier doen. “Er is niets erger dan iemand een heel jaar op een project te laten werken om dan uiteindelijk een prototype te krijgen dat ergens in het magazijn belandt en waar niets mee gedaan wordt” aldus De Deken. “Enerzijds is er frustratie aan de kant van de CEO die een van zijn goede krachten op dat project gezet heeft. De tijd en resources die naar dat project gegaan zijn, hadden beter besteed kunnen worden. Anderzijds is er ook frustratie aan de kant van de werknemer die het prototype ontwikkeld heeft. Zijn kindje wordt in de kast gezet. Dan zie je vaak dat die creatieve geesten in een soort existentiële crisis terechtkomen. Heeft die het wel goed gedaan? Moet die niet veranderen van job? Het is jammer dat je dit creatief ondernemerschap dan verliest omdat je hen tijdens het proces niet meenam in de economische realiteit van het bedrijf.”

Om dergelijke situaties te voorkomen, heeft THINK with people een flow en toolkit uitgewerkt op basis van Design Thinking.

THINK with people werkt voornamelijk met (middel-)grote bedrijven. Hoewel ze zelf uit de wereld van de start-ups komen, bleek de start-up geen ideale klant voor deze innovatieprocesmanager. “Start-ups proberen eerst om via gratis initiatieven de nodige ondersteuning te krijgen. En ik geef ze groot gelijk! De grootste zorg van dit soort ondernemers is om iets anders op het menu te kunnen zetten dan pizza en choco en een dak boven hun hoofd te hebben. De basics. Een groter bedrijf kan wel de budgetten vrijmaken die nodig zijn om innovatieprocessen in gang te zetten.”

Er zijn vanuit Els’ ervaring twee redenen waarom een onderneming of organisatie meer wil inzetten op het ondernemend denken en handelen van hun werknemers en waarom ze daarvoor een externe partner willen inschakelen. Ten eerste geef je je mensen ownership over iets, een soort “pet project” zoals nadenken over nieuwe processen of een nieuwe feature, dat hun motivatie en geluksgevoel een serieuze boost geeft. Hier werk je met bottom-up innovatie waarbij de HR-afdeling vaak vragende partij is om werknemers meer te betrekken en te motiveren. Ten tweede kan het zijn dat er vanuit het management - dus top-down - bepaalde prioriteiten gesteld worden voor de groei van het bedrijf en wil men er een team op zetten, maar heeft de CEO of teamlead zelf geen tijd om dit in goede banen te leiden. Om te voorkomen dat enkel de R&D-afdeling zich hierover buigt en dan na enige tijd komt aanzetten met een ingenieus product waar niemand iets van begrijpt, is de hulp van een partner zoals THINK with people welgekomen.

THINK with people werkt met een duidelijk afgelijnde trajectbegeleiding die van de werknemer een tijdsinvestering vraagt van 60 tot 80 uur gespreid over 10 tot 12 weken. “Doe je er veel langer over, dan ga je te diep in het onderwerp en neemt het perfectionisme het over. Zo werkt het natuurlijk niet. Na die termijn van 12 weken is het tijd om je project aan de wereld te tonen en feedback te verzamelen. En met die feedback ga je weer aan de slag. Misschien vallen er enkele features weg, herbegin je of merk je dat je hier een heel ander team met andere expertise op kan zetten om het verder uit te werken.”

Vandaar dat innovatie enkel kan in een bedrijfscultuur waarin de mensen zich vrij voelen om te falen. “En dat is niet evident,” weet Els. “We zijn allemaal zo geconditioneerd van in de lagere school: je maakt een toets, je krijgt je rapport en je ziet instant resultaat van je werk. Op dat vlak is wat wij doen misschien wel innovatief. Wij willen ervoor zorgen dat elke ondernemer, hoe groot of hoe klein ook, slaagt in zijn of haar opzet. Ik heb een zeer uitgebreide toolbox en vind bij ieders probleem wel de geschikte tools. Ik geloof dat ook de CEO van een groot bedrijf pas kan slagen in zijn opzet als hij de mensen in zijn bedrijf kan faciliteren om een steentje bij te dragen en mee te werken aan het hogere doel.”

De bedrijfscultuur aftasten is dan ook het eerste wat Els doet wanneer ze binnenkomt bij een nieuwe klant. “Mensenkennis en het aanvoelen van de bedrijfscultuur, is cruciaal om een innovatieproces in goede banen te kunnen leiden. Bij onze klant Belorta bestaat het personeelsbestand voor de helft uit bedienden en de andere helft uit arbeiders. Bij zo’n publiek vallen business lingo en moeilijke Engelse woorden in dovemansoren. Daar wordt niemand blij van. Om in zo’n bedrijf iedereen - ook de niet-digital-savvy mensen - mee te krijgen, ga je ‘s middags even langs in de kantine voor een babbeltje met de werknemers. Of je hangt een fysieke ideeënbus op waar ze met hun suggesties terechtkunnen in plaats van een online versie die ze enkel via smartphone of pc kunnen bereiken.”

“Bij Baloise was het dan weer helemaal anders. Zij hadden al een erg betrokken innovatielab maar ze merkten dat ze toch niet het beoogde resultaat haalden. Het innovatieproces was al op gang getrokken, en ze hadden enkel nog specifieke coaching nodig voor de teams die met het project bezig waren.”

Al van bij het eerste gesprek voelt Els aan of er een bereidheid is van de klant om af te wijken van het scenario, wat noodzakelijk is om innovatie te doen slagen. “Wat we doen bij een klant, doen we ook zelf wanneer we een aanvraag krijgen. We stellen onszelf de vraag: welk probleem heeft de klant, welke nood is er, waarop wil hij een antwoord zien? Basically 35 varianten op dezelfde vraag, om tot evenveel verschillende antwoorden te komen. Alleen op die manier komen we tot een ruwe probleemstelling en kunnen we gaan kijken welke methodiek we in huis hebben om hierop een zo goed mogelijk antwoord - of meerdere - te voorzien. Wanneer de klant iets ziet in ons scenario, gaan we aan het werk en stellen we meteen al diezelfde vragen aan hen, over hun stakeholders voor dit project.”

Momenteel is Els De Deken bezig om het hele proces van idee tot business case in een digitale omgeving vorm te geven, zodat ze een resultaat enigszins kunnen kwantificeren. “Bedrijfsleiders weten graag wat het resultaat zal zijn. Alleen is dat bij innovatie erg moeilijk te voorspellen. Stel, als je een bepaalde inspanning doet rond de communicatie binnen het bedrijf, dan komen daar minimum 120 ideeën uit. Daarvan worden er ongeveer veertig weerhouden en mits budget en tijd worden er zes teams opgebouwd die uiteindelijk misschien twee concepten zullen presenteren op het einde van de rit.”

Da’s een hele reality check voor de bedrijfsleider, en precies hoe innoverend denken en handelen binnen een bedrijf werkt. Het is een continu iteratief proces van concepten voorstellen, feedback krijgen en aanpassen. “Dat is er net zo boeiend aan” zegt Els, “de eerste keer dat je zo’n project doorloopt is het intensief. De tweede en derde keer loopt het veel vlotter omdat je je de methodiek eigen maakt. Een eerste keer brainstormen en zeven keer vragen naar de why is lastig, maar de tweede en derde keer speel je daarmee.”

Innovatief ondernemen hoeft echter niet altijd technisch te zijn. Dat kan bijvoorbeeld ook op sociaal vlak of in de circulaire economie. Zolang er maar een business case rond uit te bouwen is. Innovatie hoeft bovendien niet altijd groots te zijn. Niet iedereen wil met een raket naar de maan en we zijn niet allemaal Elon Musk (Tesla), Wesley Lorrez (Eeve) of Steve Jobs (Apple). Integendeel, innovatie kan soms in iets heel kleins schuilen. Els legt het uit met een fictief voorbeeld: “Stel je voor dat je een bureaujob hebt. Aan de muur hangt een bakje en daaruit komt een ticketje. Je staat op, neemt het ticketje uit de muur en gaat ermee naar je computer en gaat aan het werk. Zo gaat het al tien jaar en niemand denkt eraan om daar iets aan te veranderen. Tot er op een dag iemand met een verschot in zijn rug denkt: “pfft, altijd dat rechtstaan, dat is fysiek te lastig. Is er geen andere manier?” Die persoon kan dan naar de IT-afdeling gaan met de vraag of er geen andere oplossing is, bijvoorbeeld via de bedrijfsapp. En zo gaat de bal aan het rollen. Ook dat is innovatie. Het feit dat er ruimte is voor nieuwe ideeën en dat er een oplossing gerealiseerd wordt, bevestigt bovendien aan de werknemer dat er wel degelijk naar hem geluisterd wordt. Maar ook hier is de mindset en de cultuur in het bedrijf belangrijk. Want die werknemer kan evengoed een omgekeerde reactie krijgen, zoals “we doen het al tien jaar zo, we gaan het nu niet meer veranderen” of “je gaat de IT-afdeling daarmee toch niet lastigvallen zeker?”. Tja, dan moet je concluderen dat in zo’n bedrijf innovatie nog niet aan de orde is.”

De missie van THINK with people is om innovatief, creatief ondernemen binnen bedrijven te stimuleren. De persoonlijke missie van Els is om innoveren te relativeren en te demystifiëren. Enerzijds kan innovatie schuilgaan in de kleinste verandering en anderzijds moet je beseffen dat innovatie een proces is waarvan je weet dat je op het einde de kracht moet zien op te brengen om het hele proces weer door te gaan. Maar als je als CEO je werknemers het vertrouwen geeft, als je door het hele proces gaat, dan is de voldoening aan het einde van de rit des te groter.

Met de reeks WONDERING STORIES brengt Designregio Kortrijk unieke verhalen van bedrijven, organisaties of ontwerpers tot leven in haar netwerk, dankzij de unieke inbreng van copywriters en beeldend creatives. Designregio Kortrijk matcht en begeleidt.